نصائح لاستخدام المكتب بفاعلية

 يعاني الأشخاص الذين يعملون من مكاتبهم، من وجود العديد من المشاكل التي تسبب الفوضى، تشتيت انتباههم وقدراتهم، وبالتالي تقليل إنتاجيتهم. ورغم هذه المشاكل العديدة التي يقعون بها، وحجم الآثار المترتبة على ذلك، إلا أن الحل يكون يسيرًا، وفيما يلي سنعرف أهم النصائح لاستخدام المكتب بفاعلية.

قد يهمك أن تقرأ: أفضل 10 عادات يمكنك القيام بها ليلًا

أوًلا- لا تضع الهاتف الثابت قرب اليد كثيرة الاستعمال:

بعض الأشخاص يكتبون باليد اليمنى، فيكون من الأفضل أن يضعوا الهاتف الأرضي على الجهة اليسرى. في حين أن بعض الأشخاص يميلون لاستخدام اليد اليسرى كيد أساسية في العمل، فيكون من الأفضل لهم أن يكون الهاتف الثابت إلى يمينهم. وذلك لجملة من الأسباب، أولها أن وجود الهاتف من جهة اليد كثيرة الاستخدام، يعيق حركة يدك بين الحين والآخر. كما أن استخدام الهاتف يتم بشكل عفوي باليدين، فتتناول السماعة بيد، وتنقر الأزرار بالأخرى، وإن كان الهاتف على يسارك -أي أنك تستخدم يدك اليمنى أساسًا- فستقوم باستخدام يمينك لطلب الرقم الذي ترغب الاتصال به، وهو الأمر الذي سيكون تلقائيًا، ولا يتطلب منك أي جهد إضافي.

ثانيًا- اعتماد مفكرة واحدة، وقلم واحد:

بالتأكيد تحتاج العديد من الأقلام، بأنواعها وألوانها المختلفة عند ممارستك للعمل المكتبي. لكن هذا من شأنه أن يشتتك، لذا من الجيد أن تضع أقلامك مجتمعة في محفظتها الخاصة، في حين تترك قلمًا واحدًا للاستعمال الدائم على الطاولة، وهو الذي غالبًا ما يكون قلمًا أزرق، أو أسود، أو أي لون آخر تفضله. وكذا الحال بالنسبة للمفكرة، من المؤكد أن المكتب يحتوي العديد من الأضابير، المفكرات، الدفاتر، وأوراق الملاحظات، وسيكون الأكثر سهولة بالنسبة لك أن تترك مفكرة واحدة على مكتبك، قريبة من يديك لاستعمالها فور احتياجك لها.

ثالثًا- أدوات للتذكير بالمهام اليومية:

من منا لا يعاني من ضغط العمل اليومي، والمهام غير المنتهية التي تسبب نسياننا للعديد من الأمور التي كان من الضروري القيام بها. ومن ثم نقع في مشاكل العمل؟ هنا تبرز أهمية أدوات التذكير بالمهام اليومية، والتي ستقلل من وقوعنا بالمشاكل هذه. وقد تكون هذه الوسائل المساعدة رقمية، كتنبيهات المحمول، أو التطبيقات المختلفة، أو تكون شديدة البساطة كالأوراق الملونة الخاصة بتذكيرنا بالأمور الهامة sticky notes.

اطلع على: 10 عادات لتصبح اكثر فاعلية وإنتاجية

رابعًا- فرز الملفات حسب اسمها من أهم النصائح لاستخدام المكتب بفاعلية:

هل تتخيل أن تقضي يومك كاملًا تبحث عن ملف كمن يبحث عن إبرة في كومة قش. ومن ثم تكتشف أنه في مكان آخر؟ يمكن حل هذه المشكلة ببساطة حين تعمل على ترتيب الملفات، وفرزها حسب اسمها، فالترتيب الأبجدي المنظم، سيجعل أمر العثور على أي ملف تريده شيئًا بالغ السهولة، والبساطة.

خامسًا- احتفظ بمساحة فارغة من الطاولة:

لن تدرك أهمية هذه الخطوة قبل أن تقوم بتنفيذها. فإنك لا تستطيع تخيل مدى الأذى البصري، والتشتيت الذي يصيبك حين تنظر لمساحة مليئة بالفوضى. وهذا الأمر يؤدي بدوره لشعورك بالكثير من الطاقة السلبية. في حين أن قيامك بترتيب الطاولة، ومن ثم الاحتفاظ بمساحة فارغة عليها. يسهم في إعطائك الفرصة حتى تنظر لمساحة خالية من الفوضى، وتنظيم أفكارك.

سادسًا- تنظيم الأغراض في الدرج:

قيامك بترتيب الملفات، والأغراض على الطاولة لا يعني إطلاقًا أن تتجاوز الأشياء والعناصر المختفية في الدرج. فرغم أنك لن تراها كل الوقت، لكنه سيكون شيئًا مزعجاً تمامًا أن تفتح الدرج، ومن ثم تفاجأ بكمية الفوضى!

احرص على ترتيب الدرج، وبالتالي حين تحتاج استخدامه، أو البحث فيه، فإنك لن تكون مضطرًا لأن تضيع وقتك الذي يمكنك استثماره بشيء أهم.

قد يهمك أيضًا: نصائح لتعزيز الثقة بالنفس

سابعًا- ميز بين الملفات النشطة وغير المستخدمة:

بعد قيامك بترتيب الملفات والأضابير التي تستخدمها، سيكون من الجيد أن تفكر خارج الصندوق، فتستبعد الأوراق غير المستخدمة، إذ أن التخفيف من حجم الأوراق والملفات التي توجد في مكتبك، سيجعلك أكثر قدرة على تحديد الأولويات، ومن ثم استخدام وقتك بكفاءة، وإن كان من غير الوارد أن تقوم بوضع هذه الملفات والعناصر خارج مكتبك، فسيكون من الجيد بمكان أن تعمل على وضعها في رفوف منفصلة، أو في زاوية أخرى.

ثامنًا- تخلص دوريًا من أي شيء غير مرغوب به:

من المؤكد أنها نصيحة تقليدية حين نتحدث عن المكتب، والملفات المادية، لكني أتحدث أبعد من ذلك، فالملفات الرقمية كذلك تحتاج تنظيمًا بين الحين والآخر، فلا يجوز أن نترك الحاسوب يغص بالملفات والمستندات، والتي تحمل أسماء عشوائية، بل سيكون من الفعال أن نعمل على إعادة تسميتها، ومن ثم حذف تلك العناصر غير المفيدة، ونقوم كذلك بفرز الملفات حسب الطريقة التي نراها /التاريخ، الاسم، النوع، المشروع، المجال…/

إن امتلاكك لمكتب مرتب ومنظم يزيد من فعاليتك، وإنتاجيتك في العمل، وهو الأمر الذي ينعكس عليك إيجابًا، فلا تستهن بهذه النصائح والتعليمات لاستخدام المكتب بفاعلية، إذ أنها ذات أثر كبير.

اقرأ على الراوي: أهم العادات الصباحية للناجحين