10 عادات لتصبح أكثر فاعلية وإنتاجية
يوجد دائما ذلك الشخص الذي يتمتع بسرعة فائقة و جودة عالية في أداء نشاطاته. المتفوقون علينا سواء في العمل أو في المدرسة يبدون لنا مثل الروبوتات يقومون بما يجب عليهم فعله دون أن يواجهوا أية مشكلة (أو هكذا يبدو لنا) بإمكانهم إنهاء أعمالهم بطريقة ما بسرعة و الانتقال إلى غيرها رغم وجود ما يعترض تركيزهم لكنهم لا يأبهون به. كيف يمكننا ان نكون أكثر فاعلية مثلهم؟ قد يبدو ذلك مستحيلا لك الان و ذلك ما بدا لي في البداية أيضا. و لكن بعد أن قرأت العديد من المقالات و الكتب. درست كيفية العمل بكفاءة والتغلب على التحديات التي أواجهها جميعًا. اكتشفت أنه من الممكن لي زيادة إنتاجيتي أيضًا.
كيف يتغلب الأشخاص الأكثر كفاءة على تحديات مثل:
- التسويف في المهام – الصغيرة والمزعجة والكبيرة والصعبة
- عمل ممل يحتاج فقط إلى إنجازه
- الرد على البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى أثناء العمل
- البقاء متحمسًا وحيويًا طوال يوم العمل بأكمله
- التركيز وإنهاء أهم المشاريع
فيما يلي 10 من أهم العادات لتصبح أكثر فاعلية و إنتاجية. يمكن أن تساعدك نصائح الفاعلية هذه على زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد – وإنجاز المزيد من المهام.
كيف تكون أكثر فاعلية
1. ركز على المهام الأكثر أهمية أولا:
النظرية الكامنة وراء “المهام الأكثر أهمية” هي أن أي قائمة مهام معينة بها بعض المهام الأكثر أهمية من غيرها. إذا ركزت ببساطة على تحديد عناصر قائمة المهام ، فسينتهي بك الأمر بمزيج من المهام المهمة والمهام الأقل أهمية المكتملة.
كما أنه يعرضك لاحتمالية المماطلة – فمن السهل قضاء يوم كامل في التحقق من المهام السهلة والأقل أهمية بدلاً من الانصياع للأشياء الصعبة. بدلاً من ذلك ، امضِ بضع دقائق في بداية يومك لاختيار 1-3 الأشياء التي تحتاج إلى إنهاءها بنهاية اليوم. مع التركيز المتجدد على ما هو مهم، يكون من الأسهل إنشاء قائمة مهام ذات مغزى. تأكد من إنجاز الأشياء المهمة.
اقرأ أيضا: ما هي المهارات الأساسية للنجاح في العمل؟
2. احتفظ بقائمة إلهاء لتظل مركزًا:
من خلال رسائل البريد الإلكتروني والشبكات الاجتماعية وآلاف المهام الصغيرة، من السهل تشتيت انتباهك عندما تحاول أن تكون منتجًا. سواء كنت تحاول التركيز على عمل بالغ الإهمية أو مجرد التعامل مع مهام أصغر. فإن الانحرافات هي لعنة الإنتاجية. من الصعب الحفاظ على عادات عمل فعالة مع وجود عوامل تشتيت الانتباه.
إحدى الطرق الفعالة لتقليل عوامل التشتيت هي إنشاء “قائمة الإلهاء”.
احتفظ بهذه القائمة – سواء كانت مستند Google أو قطعة ورق – في مكان قريب أثناء عملك. كلما ظهرت فكرة مشتتة للانتباه ، قم بتدوينها في القائمة و عد إلى العمل.
إذا كنت أقوم بعمل عميق وتذكرت فجأة فاتورة يجب دفعها ، أو لدي فكرة عن مشاركة مدونة جديدة ، فهذه أفكار تستحق الاهتمام. إنهم لا يستحقون ذلك الآن في هذه اللحظة.
عندما تظهر الأفكار أثناء عملك ، قم بتدوينها. بمجرد أن تصل إلى استراحة في عملك. يمكنك العودة ومعالجتها أو إضافتها إلى قائمة المهام الأكبر.
3. استخدم مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات طويلة المدى:
تم نشر مصفوفة أيزنهاور، التي استخدمها دوايت أيزنهاور لاتخاذ القرارات خلال فترة وجوده كجنرال ، من خلال كتاب ستيفن كوفي ” العادات 7 للناس الأكثر فاعلية” . يساعدك على تحديد ما يجب أن تعمل عليه بسرعة وما يجب تجاهله.
لإنشاء مصفوفة أيزنهاور ، قم بعمل مربع 2 × 2. على أحد المحاور ، اكتب “مهم” و “غير مهم”. من ناحية أخرى ، “عاجل” و “غير عاجل”.
يمكن أن يساعدك تنظيم قائمة المهام الخاصة بك على أساس أهمية كل مهمة وإلحاحها في تحديد مضيعة الوقت في المهام التي لا تستحق العناء.
هل تقضي معظم يومك في القيام بأشياء ملحة ولكنها غير مهمة؟ ابحث عن طرق للتفويض أو التشغيل الآلي أو الاستبعاد.
هل تقضي الوقت في أشياء ليست مهمة أو عاجلة؟ تجاهل هذه الأشياء؟هل تخصص وقتًا للعمل على أشياء مهمة ولكنها ليست عاجلة؟ إذا كنت مثل معظم الناس ، فمن الممكن أن تقضي المزيد من الوقت في هذا الربع. تسهل مصفوفة أيزنهاور رؤية ما يهم وما لا يهم.
اقرأ أيضا: تعلم فن الرد في المواقف الهامة
4. استخدم قاعدة 80/20:
طريقة أخرى لتحديد أولويات المهام تأتي من مبدأ 80/20.
اكتشفها الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو ، تنص قاعدة 80/20 (وتسمى أيضًا مبدأ باريتو) على أنه في أي مسعى، سيأتي 80٪ من النتائج من 20٪ من الجهود. لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. يحدد الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية أهم 20٪ من عملهم. بعد ذلك، يبحثون عن طرق لخفض نسبة الـ 80٪ الأخرى من جدولهم الزمني ، للعثور على مزيد من الوقت للأشياء التي تحدث أكبر تأثير.
5. خذ فترات راحة:
لا أحد ، ولا حتى الأشخاص ذوي الإنتاجية العالية ، يمكنهم التركيز لمدة ثماني ساعات متتالية. إنه ببساطة غير ممكن. بغض النظر عن عدد العادات الفعالة التي تبنيها ، لا يمكنك الحفاظ على تركيز خالٍ من التشتت لفترة طويلة.
هذا هو سبب أهمية أخذ فترات راحة (ويظهر البحث أنه يجعل الناس أكثر إنتاجية). حتى فترات الراحة التي تستغرق بضع دقائق فقط يمكن أن تساعدك على إعادة الشحن والتوصل إلى أفكار جديدة.
كن استباقيًا بشأن أخذ فترات راحة. عندما تأخذ فترات راحة ، من المهم أن تجعلها منظمة ومدروسة. من السهل تبرير عوامل التشتيت على أنها “أخذ استراحة”. ولكن إذا لم يكن لديك وقت استراحة مجدول ، فمن المحتمل أنك في الواقع تشتت انتباهك.
يمكن لجدولة فترات الراحة أن تبقيك منتعشًا ومنتجًا طوال اليوم.
6. لا تنتظر دافع أو إلهام…. إعمل:
يتحدث الكثير من الأشخاص الذين يتطلعون إلى اكتساب المزيد من العادات الإنتاجية عن الحاجة إلى الحصول على الإلهام أو التحفيز. يركز الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية بدلاً من ذلك على البدء – سواء كان لديهم الحافز أم لا.
ماذا يعني ذالك؟
هذا يعني أنك لست بحاجة إلى معالجة كل شيء دفعة واحدة. عندما تواجه مشكلة في تحفيزك ، فعادةً ما يكون ذلك بسبب أنك تنظر إلى النطاق الهائل لمشروع ما. هذا مخيف من الصعب أن تبدأ عندما تواجه ضخامة مهمة ما.
يقول لاموت للكتاب ألا يقلقوا بشأن الإلهام أو الدافع. فقط ابدأ الكتابة بأصغر طريقة ممكنة. حتى إذا كنت بحاجة إلى البدء بوصف حذائك ، فإن الحصول على كلمات – أي كلمات – على الصفحة هو الخطوة الأولى. الأمر نفسه ينطبق على عملك – حتى لو لم تكن كاتبًا.
إذا شعرت بالإرهاق أو وجدت نفسك تماطل. ابدأ في فعل شيء ما – مثل تقسيم المهمة إلى أجزاء أصغر – وستجد أنه من الأسهل الاستمرار.
إن اتخاذ الإجراءات هو ما يؤدي إلى التحفيز ، والذي بدوره يؤدي إلى مزيد من العمل. الأشخاص ذوو الإنتاجية العالية لا ينتظرون التحفيز – يبدأون العمل ويتبع ذلك الدافع.
7. اهتم بنفسك:
إن كل ما قد سبق قد يكون مهما، لكن ليس بأهمية هذه الخطوة. إن الاعتناء بنفسك هو ما سيسمح لك أن تكون أكثر انتاجية و هو ما سيجعل الحلول السابقة أكثر فاعلية. معنى ذلك أن تنام بشكل كاف و منتظم. و تأكل جيدا و تهتم بصحتك الجسدية و تمارس الرياضة. و تهتم بالجانب النفسي الخاص بك بحيث ترفه عن نفسك و تمارس النشاطات التي تحب و هواياتك كلها. سوف يساعدك ذلك لتصبح أكثر فاعلية فكر في ذلك..
8.تعلم قول “لا”:
من المغري جدًا أن تقول نعم.
تذكر أن المشاريع والفرص الجديدة تظهر في كل وقت. من السهل أن تكون متحمسًا للإمكانيات التي بإمكانك الحصول عليها – ثم ينتهي بك الأمر واقعا في مستنقع من الالتزامات.
قول “لا” لأشياء قد تكون متحمسا لها صعب. لكن هذا يعني تنحية الأشياء جانباً بوعي بحيث يكون لديك الوقت للعمل على أولوياتك الأكثر أهمية.
9. اتخذ قرارات أقل (بشأن الأشياء غير المهمة):
عندما كان باراك أوباما رئيسًا ، أخبر فانيتي فير ذات مرة أنه لا يتخذ أبدًا قرارًا بشأن ما يرتديه:
قال [أوباما]: “سترى أنني أرتدي بدلات رمادية أو زرقاء فقط”. “أحاول تقليص القرارات. لا أريد أن أتخذ قرارات بشأن ما آكله أو أرتديه. لأن لدي الكثير من القرارات الأخرى التي يجب اتخاذها “.
بعض القرارات مهمة. بينما معظمها ليست كذلك. إذا كنت تريد أن تكون أكثر إنتاجية. فكر في الاستعانة بمصادر خارجية أو التخلص من القرارات اليومية.
أدلى أشخاص آخرون عاليوا الإنتاجية بتعليقات مماثلة حول عاداتهم الفعالة. يمتلك المؤلف ورائد الأعمال راميت سيثي ما يسميه “قاعدة شراء كتاب راميت”:
“إذا كنت تفكر في شراء كتاب ، فقط قم بشرائه. لا تضيعوا خمس ثوان في مناقشته. حتى فكرة واحدة تجعله يستحق ثمنه “.
إذا كنت تحاول الاختيار بين كتابين للقراءة ، سيقول سيثي: “اقرأهما كليهما”. لا فائدة من إهدار طاقة اتخاذ القرار على الأشياء غير المهمة.
10. اطلب المساعدة بشأن الأشياء التي لا تفهمها:
إن كنت ممن يحب الاعتماد على نفسه و يعز عليه طلب المساعدة (مثلي). فإنك تشعر أنك قادر على إتمام الكثير من المهام وحدك. غير أنك لو استعنت بشخص ذو خبرة في المهمة لربحت وقتا أكبر و حصلت على عمل اكثر احترافية. يتجلى هذا في حياتي من خلال أخذ شوط طويل جدًا في محاولة تنسيق ورقة Excel أو إنشاء عرض تقديمي مثالي في PowerPoint. بدلاً من ذلك، يطلب الأشخاص الأذكياء المساعدة.
لا يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية بين عشية وضحاها. ولكن إذا أجريت تغييرات صغيرة في مكانها الصحيح، فستكون في طريقك إلى أن تصبح أكثر كفاءة. كانت هذه أفضل الطرق اخترناها لتساعدك على أن تصبح أكثر فاعلية و انتاجية و تحقق التميز و التفرد بين أترابك في العمل أو الدراسة.
